نرمافزار مدیریت مدارک و اسناد سازمانی
پروانه بهرهبرداری که بیسروصدا منقضی میشود، بیمهنامهای که کسی تمدیدش را پیگیری نکرده، قراردادی که نسخه معتبرش پیدا نمیشود — مدیریت مدارک در پوشهها و حافظه افراد، همیشه در بدترین زمان ممکن شکست میخورد.
این سامانه آرشیو زنده مدارک مجموعه شماست: هر مدرک با اسکن، تاریخ انقضا و مسئول تمدید مشخص ثبت میشود و سامانه خودش پیش از انقضا، از چند کانال، به افراد درست یادآوری میکند.
قابلیتهای اصلی
آرشیو متمرکز با اسکن مدارک
تصویر مدارک با کیفیت کنترلشده، امن و خصوصی ذخیره میشود و پیشنمایش و چاپ در خود سامانه انجام میشود.
یادآور انقضای چندمرحلهای
از ۳۰ روز مانده تا روز انقضا و پس از آن، یادآورهای رنگی و اعلان خودکار — با مراحل قابل تنظیم برای هر مدرک.
کارتابل تمدید شخصی
هر مدرک یک مسئول تمدید دارد؛ فهرست کارهای هر نفر به ترتیب فوریت در کارتابل شخصیاش مینشیند.
زنجیره نسخههای تمدید
با هر تمدید، نسخه قبلی بایگانی و به نسخه جدید متصل میشود — سابقه کامل هر مدرک همیشه در دسترس است.
دستهبندی، برچسب و جستجو
دسته و زیردسته، برچسبهای دلخواه و جستجوی سریع؛ فیلتر «فقط هشدارها» برای روزهای شلوغ.
تاریخچه و کنترل دسترسی
ثبت کامل تغییرات با جزئیات، و نقشهای مالک تا مشاهدهگر برای هر مجموعه یا پروژه.
چرا این سامانه متفاوت است؟
تقویم شمسی از پایه
تاریخ انقضا جلالی ثبت و نمایش داده میشود؛ محاسبه مراحل هشدار هم بر همین اساس است.
اعلان چندکاناله داخلی
پیامک و پیامرسانهای داخلی در کنار ایمیل و اعلان مرورگر — یادآوری به گوشی مسئول تمدید میرسد، نه فقط به یک صندوق ایمیل فراموششده.
ارسال زمانبندیشده به وقت تهران
یادآورها هر روز در ساعتی که شما تعیین میکنید ارسال میشوند و گزارش ارسال هر پیام ثبت میشود.
اسکنها خصوصی میمانند
تصاویر مدارک در فضای خصوصی با لینکهای موقت امن باز میشوند — نه لینک عمومی همیشگی.
پرسشهای پرتکرار
چه نوع مدارکی را میتوان مدیریت کرد؟
هر مدرکی که تاریخ انقضا یا نیاز به پیگیری دارد: پروانهها، بیمهنامهها، قراردادها، گواهیها، کارت بازرگانی، اسناد خودرو و املاک و غیره.
اگر مسئول تمدید یادآوری را نادیده بگیرد چه میشود؟
یادآورها تا زمان تمدید تکرار میشوند و پس از انقضا هم ادامه پیدا میکنند؛ مدیر مجموعه هم وضعیت را در داشبورد میبیند.
آیا میتوان چند شرکت یا پروژه را جدا مدیریت کرد؟
بله. سامانه چندمجموعهای است و اعضا و نقشهای هر مجموعه مستقل تعریف میشوند.
راهاندازی چقدر طول میکشد؟
نسخه پایه در چند روز آماده استفاده است؛ انتقال آرشیو فعلی شما هم قابل برنامهریزی است. با یک دموی رایگان شروع کنید.